Politique de confidentialité

Préambule

Le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé règlement général sur la protection des données (ci-après « RGPD »), fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.

Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.

Dans le cadre de son activité, Loftely est amenée à traiter des données à caractère personnel de ses clients et prospects.

Pour une bonne compréhension de la présente politique, il est précisé que :

• le « responsable du traitement » désigne Loftely ;
• le « sous-traitant » désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte de Loftely ;
• les « personnes concernées » désignent les clients et/ou les prospects de Loftely ;
• les « destinataires » désignent les personnes physiques ou morales qui reçoivent des données à caractère personnel de la part de Loftely. Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des salariés de Loftely que des organismes extérieurs (partenaires, établissements bancaires, prestataires informatiques, etc.).

L’article 12 du RGPD impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.

Objet

La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information à laquelle Loftely est tenue et de formaliser les droits et les obligations des clients et prospects de Loftely au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.

Portée

La présente politique a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place de l’ensemble des traitements de données à caractère personnel relatives aux clients et/ou prospects de Loftely.

Loftely met tout en œuvre pour que les données soient traitées dans le cadre d’une gouvernance interne précise. Ceci étant précisé, la présente politique ne porte que sur les traitements dont Loftely est responsable du traitement et ne vise donc pas les traitements qui seraient créés ou exploités en dehors des règles de gouvernance fixées par Loftely (traitements dits « sauvages » ou shadow IT).

Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par Loftely ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par Loftely.

Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre Loftely et les clients et prospects.

Les deux rôles de Loftely

Loftely intervient à deux titres différents, et la présente politique ne porte que sur le premier.

Responsable de traitement, pour les données de ses propres clients et prospects : les personnes qui souscrivent un abonnement, celles qui demandent une démonstration, celles qui reçoivent ses newsletters. C’est l’objet de tout ce qui suit.

Sous-traitant, pour les données que ses clients déposent dans la plateforme dans le cadre de leur propre activité : voyageurs, propriétaires, intervenants de terrain. Loftely ne décide ni des finalités ni des moyens de ces traitements et n’exploite ces données que sur instruction de son client, qui en est le responsable. Ce point est régi par l’article 10 des conditions générales. Une personne concernée par ces données doit exercer ses droits auprès de la conciergerie qui la gère ; si elle s’adresse à Loftely, sa demande est transmise à celle-ci.

Types de données collectées

Loftely est susceptible de collecter et traiter les données de ses clients et prospects suivantes.

Données non techniques

• données d’identification (nom, prénom, etc.) ;
• coordonnées (adresse postale, adresse mail, numéro de téléphone, etc.) ;
• données professionnelles (raison sociale, numéro SIREN, fonction exercée au sein de l’entreprise cliente) ;
• données de facturation (abonnement souscrit, montants, historique des paiements). Les coordonnées bancaires sont saisies directement chez notre prestataire de paiement et ne sont pas conservées par Loftely.

Loftely ne collecte aucun document d’identité, aucune donnée relative à la situation patrimoniale ou familiale, et aucune donnée sensible au sens de l’article 9 du RGPD.

Données techniques

• données de connexion (adresse IP, journaux, etc.) ;
• données de navigation (cookies, traceurs, mesure d’audience, clics, etc.).

Origine des données

Les données relatives aux clients ou prospects sont collectées directement auprès d’eux par Loftely. Loftely n’achète ni ne loue de base de données auprès de tiers.

Utilisation de reCAPTCHA sur le formulaire de contact

Le formulaire de contact du site est protégé par reCAPTCHA v3, un service de Google destiné à distinguer un visiteur d’un programme automatisé. À l’ouverture de la page, Google reçoit l’adresse IP du visiteur ainsi que des données relatives à sa navigation sur cette page, et renvoie un indice de confiance qui accompagne le message envoyé. Aucun des champs du formulaire ne lui est transmis.

Ce traitement relève de la lutte contre les envois automatisés. Il ne se déclenche que sur la page de contact, aucune autre page du site ne chargeant ce service. La politique de confidentialité et les conditions d’utilisation de Google s’appliquent à ces échanges.

Utilisation de Google OAuth

Nous utilisons Google OAuth pour faciliter l’authentification et améliorer l’expérience utilisateur sur notre plateforme. Lors de la connexion avec un compte Google, nous collectons et utilisons les informations suivantes :

• Adresse e-mail : permet d’identifier l’utilisateur et de gérer son compte Loftely.
• Informations du profil Google (nom, photo de profil, identifiant unique) : utilisées pour personnaliser l’expérience utilisateur et simplifier l’inscription.

Si l’utilisateur choisit d’activer la synchronisation de son agenda Google, nous demandons un accès en lecture et écriture à son Google Calendar afin de :

• ajouter automatiquement les réservations et évènements liés à son activité de conciergerie ;
• mettre à jour ou supprimer des évènements en fonction des modifications effectuées sur Loftely.

Nous ne partageons ni ne stockons ces données en dehors de la plateforme Loftely et respectons les règles de confidentialité de Google OAuth. Les utilisateurs peuvent révoquer à tout moment ces autorisations via les paramètres de leur compte Google.

Finalités et bases légales

Selon les cas, Loftely traite vos données pour les finalités et bases légales suivantes.

Analyse d’utilisation et amélioration du service

Nous utilisons un outil d’analyse appelé PostHog afin de mieux comprendre la manière dont les utilisateurs interagissent avec notre application et d’améliorer en continu nos services.

PostHog nous permet notamment de collecter des informations anonymisées ou pseudonymisées concernant l’utilisation de la plateforme, telles que :

• les pages consultées et les fonctionnalités utilisées ;
• les actions effectuées dans l’application (par exemple création de tâches, import de réservations, etc.) ;
• des informations techniques sur l’environnement de navigation (type de navigateur, système d’exploitation, appareil utilisé, résolution d’écran) ;
• des informations de session telles que l’identifiant de session ou l’URL de la page consultée.

Ces données sont utilisées exclusivement à des fins d’analyse produit, afin de :

• améliorer l’expérience utilisateur ;
• identifier et corriger des erreurs techniques ;
• comprendre l’utilisation des fonctionnalités de la plateforme.

Données collectées

Dans certains cas, certaines informations liées au compte utilisateur peuvent être associées aux données d’analyse, notamment :

• l’identifiant utilisateur ;
• l’identifiant de l’organisation ou de la conciergerie ;
• le plan d’abonnement.

Ces informations sont utilisées uniquement pour analyser l’utilisation de la plateforme par type de client et améliorer le service.

Protection des données

Les données collectées via PostHog sont traitées conformément aux réglementations applicables en matière de protection des données, notamment le RGPD.

Nous veillons à limiter les données collectées au strict nécessaire pour l’amélioration du service.

Opposition et contrôle

Si vous souhaitez vous opposer à l’utilisation de ces outils d’analyse ou obtenir davantage d’informations sur les données collectées, vous pouvez nous écrire à [email protected].

Mesure d’audience du site

Le site www.loftely.com utilise Google Analytics 4, un service de mesure d’audience fourni par Google Ireland Limited. Il compte les visites, mesure la provenance du trafic et indique quelles pages sont consultées. Il ne concerne que le site public : une fois le client connecté, l’application Loftely ne le charge pas.

Ce qui est collecté

• les pages consultées, leur enchaînement, la date et la durée de la visite ;
• la provenance de la visite : moteur de recherche et requête lorsqu’elle est transmise, site référent, ou accès direct ;
• des informations techniques sur l’environnement de navigation : type d’appareil, navigateur, système d’exploitation, langue, résolution d’écran ;
• une localisation approximative, déduite de l’adresse IP, au niveau du pays et de la ville ;
• un identifiant aléatoire déposé dans un cookie sur l’appareil du visiteur, qui permet de reconnaître une même visite d’une page à l’autre.

Cet identifiant n’est rattaché à aucun compte, à aucune adresse électronique et à aucun nom. Aucun des champs saisis dans le formulaire de contact n’est transmis à ce service.

Ce qui n’est pas fait

Ces données ne servent pas à la publicité. Avant même le chargement de la balise, le site déclare à Google que le stockage publicitaire, l’usage publicitaire des données et la personnalisation des annonces sont refusés. Loftely ne pratique ni le reciblage publicitaire, ni la revente de données, ni le recoupement de cette mesure avec les données de son application.

Transfert hors de l’Union européenne

Le responsable du traitement pour les visiteurs européens est Google Ireland Limited, mais les données peuvent être traitées par Google LLC aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et par la certification de Google au cadre de protection des données UE / États-Unis. La politique de confidentialité de Google s’applique à ces échanges.

Durée de conservation

Les données de mesure d’audience sont conservées quatorze mois au maximum, durée à l’issue de laquelle Google les supprime. Le cookie déposé sur l’appareil expire de lui-même, et il suffit d’effacer les données de navigation du navigateur pour le supprimer avant terme.

Accepter, refuser, changer d’avis

Rien n’est chargé avant votre acceptation. À votre première visite, une bannière pose la question et attend une réponse : tant qu’aucun des deux boutons n’est utilisé, aucune requête ne part vers Google et aucun cookie n’est déposé. Poursuivre la navigation ne vaut pas acceptation, et fermer la page non plus.

Votre réponse est conservée sur votre appareil, et nulle part ailleurs : treize mois si vous acceptez, six mois si vous refusez, après quoi la question est reposée. Le lien Cookies du pied de page rouvre la bannière à tout moment. Refuser après avoir accepté arrête la mesure sur-le-champ et efface les cookies déjà déposés, sans recharger la page.

Indépendamment de ce choix, votre navigateur permet de bloquer ou d’effacer ces cookies dans ses réglages de confidentialité, et Google publie un module complémentaire de désactivation qui vaut pour l’ensemble des sites utilisant Google Analytics. Toute question peut enfin être adressée à [email protected].

Diffusion et protection du site

Le site est diffusé par le réseau de Cloudflare, qui sert les pages depuis le point de présence le plus proche du visiteur et protège le serveur d’origine contre les attaques et les envois automatisés. Toutes les requêtes adressées à www.loftely.com transitent donc par ses serveurs, qui reçoivent l’adresse IP, l’adresse de la page demandée et les en-têtes techniques du navigateur. Cloudflare agit à ce titre comme sous-traitant de Loftely, et les transferts hors de l’Union européenne qu’implique son réseau sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, prévues à son accord de traitement des données.

Ce service dépose un cookie nommé __cf_bm sur l’appareil du visiteur. Il sert à distinguer un navigateur d’un programme automatisé, expire après trente minutes sans activité, et un cookie distinct est produit pour chaque site : il ne permet pas de suivre une personne d’un site à l’autre. Un second cookie, cf_clearance, n’apparaît que si une épreuve de sécurité a été présentée et résolue, et sert à ne pas la représenter à chaque page.

Ces deux cookies ne sont pas soumis à la bannière de consentement, et ce n’est pas un oubli : ils sont strictement nécessaires à la fourniture du service demandé, au sens de l’article 82 de la loi Informatique et Libertés, ce qui les en dispense au même titre que le cookie qui garde en mémoire votre réponse à cette bannière. Ils ne servent ni à la mesure d’audience, ni à la publicité. La politique de confidentialité de Cloudflare détaille ce que le service collecte pour son propre compte.

Destinataires des données, habilitation et traçabilité

Loftely s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes habilités.

Les destinataires des données à caractère personnel des clients et prospects au sein de Loftely sont soumis à une obligation de confidentialité.

Tous les accès concernant des traitements relatifs à des données à caractère personnel de clients et prospects font l’objet d’une mesure de traçabilité.

Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, Loftely n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités accèdent aux données et les exploitent.

Durée de conservation

La durée de conservation des données est définie par Loftely au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et, à défaut, en fonction de ses besoins.

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et de contentieux.

Il est rappelé aux clients et prospects que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que Loftely n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

Droit de confirmation et droit d’accès

Les clients et prospects disposent du droit de demander à Loftely la confirmation que des données les concernant sont ou non traitées.

Ils disposent également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :

• la demande émane de la personne elle-même ;
• elle est formulée par écrit à l’adresse [email protected].

Les clients et prospects ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès de Loftely. Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, Loftely pourra exiger la prise en charge financière de ce coût.

Si les clients et prospects présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées leur seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.

Les clients et prospects sont informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles, ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.

Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive, c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser le service concerné.

Mise à jour, actualisation et rectification

Loftely satisfait aux demandes de mise à jour sur demande écrite émanant de la personne elle-même, qui doit éventuellement justifier de son identité.

Droit à l’effacement

Le droit à l’effacement des clients et prospects ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale.

En dehors de cette situation, les clients et prospects pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :

• les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou sont traitées d’une autre manière ;
• la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
• la personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Loftely et il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
• la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ;
• les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.

Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, les clients et prospects sont informés qu’il s’agit d’un droit individuel qui ne peut être exercé que par la personne concernée relativement à ses propres informations : pour des raisons de sécurité, le service concerné pourra donc vérifier l’identité de la personne formulant la demande afin d’éviter toute communication d’informations confidentielles à des tiers.

Droit à la limitation

Les clients et prospects sont informés que ce droit n’a vocation à s’appliquer que dans les cas suivants :

• l’exactitude des données à caractère personnel est contestée par la personne concernée, pendant une durée permettant au responsable du traitement de la vérifier ;
• le traitement est illicite et la personne concernée s’oppose à leur effacement et exige à la place la limitation de leur utilisation ;
• le responsable du traitement n’a plus besoin des données aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires à la personne concernée pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
• la personne concernée s’est opposée au traitement, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le responsable du traitement prévalent sur ceux de la personne concernée.

Droit à la portabilité

Loftely fait droit à la portabilité des données dans le cas particulier des données communiquées par les clients ou les prospects eux-mêmes, sur des services en ligne proposés par Loftely elle-même, et pour les finalités reposant sur le seul consentement des personnes. Dans ce cas, les données seront communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.

Droit d’opposition

Les clients et prospects disposent du droit de s’opposer à toute prospection commerciale par voie postale, téléphonique ou électronique, y compris au profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection.

Au cas particulier de la prospection par voie électronique, il sera à tout moment possible pour les clients et prospects de s’y opposer en cliquant sur le lien se trouvant dans l’e-mail d’envoi.

Décision individuelle automatisée

Loftely ne prend aucune décision produisant des effets juridiques à l’égard d’une personne, ou l’affectant de manière significative, qui serait fondée exclusivement sur un traitement automatisé, au sens de l’article 22 du RGPD.

Droit post mortem

Les clients et prospects sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post mortem. La communication de directives spécifiques et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier électronique à l’adresse [email protected].

Sous-traitance

Loftely informe ses clients et prospects qu’elle pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel.

Dans ce cas, Loftely s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.

Loftely s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit. De plus, Loftely se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.

Sécurité

Il appartient à Loftely de définir et de mettre en œuvre les mesures de sécurité techniques, physiques ou logiques qu’elle estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite. Le détail figure sur la page Sécurité et RGPD.

Violation de données

En cas de violation de données à caractère personnel, Loftely s’engage à la notifier à la CNIL dans les conditions prescrites par le RGPD.

Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les clients et prospects et que les données n’ont pas été protégées, Loftely :

• en avisera les clients et prospects concernés ;
• leur communiquera les informations et recommandations nécessaires.

Délégué à la protection des données

Loftely a désigné un délégué à la protection des données :

• nom : Antony Boulet ;
• adresse e-mail : [email protected].

En cas de nouveau traitement de données à caractère personnel, Loftely saisira préalablement le délégué à la protection des données.

Si les clients et prospects souhaitent obtenir une information ou poser une question particulière, il leur est possible de saisir le délégué à la protection des données, qui leur donnera une réponse dans un délai raisonnable au regard de l’information requise ou de la question posée.

En cas de problème rencontré avec le traitement des données à caractère personnel, les clients et prospects pourront saisir le délégué à la protection des données désigné.

Registre des traitements

Loftely, en tant que responsable du traitement, s’engage à tenir à jour un registre de toutes les activités de traitement effectuées.

Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements mis en œuvre par Loftely, en tant que responsable du traitement.

Loftely s’engage à fournir à l’autorité de contrôle, à première demande, les renseignements permettant à ladite autorité de vérifier la conformité des traitements à la réglementation informatique et libertés en vigueur.

Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

Les clients et prospects concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle, à savoir la CNIL en France, s’ils estiment que le traitement de leurs données n’est pas conforme à la réglementation européenne de protection des données :

CNIL, Service des plaintes
3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07
Téléphone : 01 53 73 22 22

Évolution

La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la CNIL ou des usages.

Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des clients et prospects par tout moyen défini par Loftely, y compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).

Pour plus d’informations

Pour toute information complémentaire, vous pouvez écrire à [email protected].

Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la CNIL, www.cnil.fr.