5 messages automatisés à envoyer à vos locataires

Dans le domaine de la location courte durée, l’automatisation de la communication est devenue un levier incontournable pour offrir une expérience locataire fluide et professionnelle. En envoyant les bons messages au bon moment, vous renforcez la confiance, évitez les incompréhensions et améliorez significativement les avis laissés sur vos annonces.

Voici les 5 messages automatisés indispensables à mettre en place pour fluidifier chaque étape du séjour de vos voyageurs.

#1. Message de confirmation de réservation

#Objectif : rassurer le locataire dès la validation de sa réservation.

Quand l’envoyer : immédiatement après la réservation.

Contenu recommandé :

• Remerciement pour la réservation
• Rappel des dates du séjour
• Coordonnées de contact en cas de besoin
• Petit aperçu de l’expérience à venir (ex : "Nous avons hâte de vous accueillir dans notre logement chaleureux au cœur de Lyon !")

Avantage indirect : améliore la satisfaction client → favorise les avis positifs → booste le taux de clics sur vos annonces.

#2. Message avant l’arrivée (J-3 ou J-2)

#Objectif : anticiper les questions logistiques et réduire les demandes de dernière minute.

Quand l’envoyer : 2 à 3 jours avant l’arrivée.

Contenu recommandé :

• Heure d’arrivée possible et instructions (avec ou sans boîte à clés)
• Adresse exacte du logement + lien Google Maps
• Code d’accès ou procédure d’entrée
• Conseils pour se garer ou accéder facilement au logement

Astuce : vous pouvez inclure un lien vers un livret d’accueil numérique pour regrouper toutes les informations utiles (Wi-Fi, fonctionnement des appareils, recommandations locales...).

#3. Message de bienvenue le jour de l’arrivée

#Objectif : créer un premier contact chaleureux et rassurer le voyageur.

Quand l’envoyer : le matin de l’arrivée ou au moment du check-in.

Contenu recommandé :

• Message de bienvenue personnalisé
• Rappel des informations clés (code Wi-Fi, numéro d’urgence)
• Numéro à contacter en cas de souci pendant le séjour
• Suggestions de restaurants ou d’activités à proximité

Ce message donne le ton et améliore la perception de qualité du service.

#4. Message pendant le séjour (check-in intermédiaire)

#Objectif : vérifier que tout se passe bien et prévenir d’éventuels problèmes.

Quand l’envoyer : 1 à 2 jours après l’arrivée.

Contenu recommandé :

• Question simple : "Tout se passe bien dans le logement ?"
• Rappel que vous êtes disponible si besoin
• Recommandations supplémentaires ou conseils personnalisés

Ce message prouve que vous vous souciez de l’expérience des voyageurs et favorise les interactions positives.

#5. Message de remerciement et demande d’avis après le départ

#Objectif : terminer l’expérience sur une note positive et obtenir des avis.

Quand l’envoyer : le lendemain du départ (ou le jour même en soirée).

Contenu recommandé :

• Remerciement pour leur venue
• Invitation à laisser un commentaire sur la plateforme (Airbnb, Booking...)
• Possibilité de les accueillir à nouveau

Formulation type :

"Merci pour votre séjour chez nous ! Nous espérons que tout s’est bien passé. Un petit avis de votre part nous aiderait énormément à continuer d’améliorer l’expérience. À bientôt peut-être !"

Ce message joue un rôle crucial dans l’obtention d’avis positifs, qui influencent directement votre taux de clics et votre taux de conversion.

#Pourquoi automatiser ces messages ?

L’automatisation vous fait gagner du temps tout en garantissant une communication professionnelle. Grâce à des outils comme Airbnb, Smartbnb (Hospitable), Smoobu ou Guesty, vous pouvez planifier ces messages à l’avance et personnaliser automatiquement le prénom, les dates, ou le logement réservé. Les questions qui reviennent malgré tout trouvent leur réponse dans un livret d’accueil numérique, consultable à tout moment depuis le téléphone du voyageur.

#Conclusion : des messages bien pensés pour une expérience réussie

Mettre en place ces 5 messages automatisés est un investissement simple mais très rentable pour toute conciergerie ou hôte de location saisonnière. Vous améliorez l’expérience locataire, fluidifiez la gestion, et augmentez vos chances de recevoir des avis positifs, éléments clés pour votre référencement naturel (SEO) sur les plateformes de location.

Alors, prêt à automatiser votre communication ?